離職如何巧妙完成工作交接?
- 職場資訊 -
職場攻略
-
高科技人才資源平臺
-
- 更新日期
2017-02-11
人在職場，永遠離不開工作交接。要不你交給別人，要不別人交給你。
一個企業(yè)，要想基業(yè)長青，一定要做到知識傳承。
當(dāng)今社會，企業(yè)人員流動頻繁，員工離職后，經(jīng)常會出現(xiàn)工作交接不到位，造成工作斷檔或遺漏失誤的情況，又該怎么辦？
工作交接什么情況下會發(fā)生
1、離職：不論是主動離職還是被動離職，在提出離職申請時，就要準(zhǔn)備好交接工作了。
2、異動：特指內(nèi)部輪崗需要。
3、組織調(diào)整：公司戰(zhàn)略調(diào)整，導(dǎo)致組織架構(gòu)裂變，涉及相關(guān)人事工作調(diào)整。
工作交接涉及到哪些人員
1、交接人：是指將要把工作交接出去的人；要列出交接清單，包括資料及工具（包括檔案、統(tǒng)計表、證件等）；經(jīng)辦工作（包括客戶銜接等）；未完事宜（包括正在經(jīng)辦的事、尾款等）；其他需交接事宜。每項需注明具體交接內(nèi)容及具體說明。其中經(jīng)辦的工作除了工作流程外，還需要對具體情況予以說明。如果是離職，還需填寫離職手續(xù)交接清單，并按表單要求至各相關(guān)部門移交相關(guān)物品由各部門經(jīng)辦人員及負責(zé)人簽字確認。
2、接手人：將要從別人手中接入新工作的人；檢查交接清單與實際交接內(nèi)容是否相符。閱讀交接人所列資料及通過交接是否能獨立進行目前工作。
3、接口人：是指在正常工作中，與自身工作有來往關(guān)系的或是常聯(lián)系的主要內(nèi)外部協(xié)調(diào)人員。
4、人資部：對工作交接的規(guī)定、流程的完善（制度、流程保障，設(shè)計出符合公司實際的工作交接規(guī)定與流程，并按之執(zhí)行。設(shè)計出符合公司實際的交接表格，方便交接人員按要求執(zhí)行。在交接結(jié)束后對各交接環(huán)節(jié)進行檢查，是否有環(huán)節(jié)存在問題。如接手人是否已順利接手目前工作，交接中應(yīng)交但未交的如何處理等。通過交接檢查來看看后續(xù)是否有需要完善的。
5、監(jiān)交人：一般為部門負責(zé)人。檢查交接人列出的清單是否還有遺漏項，關(guān)注接手人是否基本能獨立目前工作。根據(jù)關(guān)注情況對交接工作提出建議。作為監(jiān)交人確認部門崗位工作交接的完成。
交接工作分步走
說到底，還是得“交作業(yè)”啊，就得拿出一份交接計劃。
1、明確交接內(nèi)容、設(shè)定每一項內(nèi)容的交接時間段、交接方法、涉及人員（除你倆之外的其他業(yè)務(wù)人）、明確交接時需要的資源。
2、制定履行好現(xiàn)有的離職交接單、制定補充交接單、交接流程并簽字、
3、執(zhí)行交接過程中及時向主管領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)工作情況、每天督促“上級領(lǐng)導(dǎo)”，協(xié)助完成交接工作“應(yīng)有的進度”。向上上級領(lǐng)導(dǎo)報告交接工作的進度。
4、當(dāng)工作全部交接完畢，別急，你要做的還有最后一步，也是非常重要的一步，那就是讓相關(guān)負責(zé)人給你們的交接簽一個自己的名字。
交接工作的內(nèi)容：
1、日常工作，即現(xiàn)有業(yè)務(wù)的覆蓋面，每個業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀；也指常規(guī)要做的內(nèi)容有哪些，也可以把他理解為績效指標(biāo)或關(guān)鍵任務(wù)項。
2、待辦工作，現(xiàn)在手頭上的工作開展的進度，接下來要做的工作現(xiàn)狀、后續(xù)工作推進計劃、正在推進中的工作事項，推進中存在的問題及后續(xù)注意事項。
3、工作資料，包括規(guī)章制度、條文，也包括歷年原始文件資料等。另附相關(guān)資料、文檔轉(zhuǎn)交的介紹和說明；這里建議將所有資料做交接，不公限于相關(guān)資料，且copy或是傳送給乙方工作接手人。
4、具體工作辦理方法。相關(guān)工作的流程、時間節(jié)點、聯(lián)系人，注意事項。建議理一份自己工作的作業(yè)指導(dǎo)書或操作手冊?；蛘哂幸环莨ぷ魍七M中常見的FAQ。有了這些，工作交接非常全面、細致，有哪些工作及工作如何來做就有書面的依據(jù)了。
5、扶上馬送一程，除了做好工作內(nèi)容的交接之外，還應(yīng)將接手人介紹給原相關(guān)的接口人；另外，針對一些敏感的信息，可以單獨發(fā)郵件給接手人留存，如微信公眾號、微博、公共郵箱、公共QQ等的賬號密碼等。在正式引薦完成后，則原來由交接人主要跟進的工作，均轉(zhuǎn)交由接手人跟進執(zhí)行，由交接人輔助即可。
6、修訂工作作業(yè)指書或操作手冊及FAQ。接手人正式接手工作后，在執(zhí)行過程中，根據(jù)自己對工作的理解，可以對交接人交接過來的文檔、資料等內(nèi)容進行修訂，并標(biāo)注好修訂版本和修改的內(nèi)容。
建議注意事項：
1、自己把自己工作編成一本作業(yè)指導(dǎo)書，
2、每一頁下都有交接人與接收人的簽字，還要有日期
3、一式兩份
4、只講一遍后讓他簽字，因為這時他是記得最深的。
5、全部簽完后，給領(lǐng)導(dǎo)看
6、要有第三人在場，決不能就兩個人交接。
7、財務(wù)管理的交接，必需要把庫存和現(xiàn)金兩筆帳弄清、清點票據(jù)，把所清點的票據(jù)都一一簽字，而且還不是你一個人簽字，在場的參與交接的主管都簽字。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。
8、和相關(guān)人員交接結(jié)束后，一定要向上一級主管領(lǐng)導(dǎo)匯報交接情況。（必要時最好讓這位上級主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。）
人資部要做的事：
1、根據(jù)公司的崗位設(shè)置，針對每個崗位的職能和工作特點編寫一份《崗位工作交接指導(dǎo)表》，明確每個崗位工作離職要交接的內(nèi)容、交接的方法、交接人。
2、做各崗位的工作管理。員工電腦的電子文件存放進行規(guī)范化，每個人都只設(shè)立四個文件夾，第一“管理文件”文件夾，存放和崗位相關(guān)的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、記錄表單、標(biāo)準(zhǔn)模板（如合同模板）等公司正式執(zhí)行的文件；第二“工作檔案”文件夾，存放所有在工作中成型、提交的工作報告、報表各種有存檔備查和再利用價值的文檔；第三“日常工作”文件夾，存放在日常工作中各部門相互傳遞的文檔資料、自己在工作中隨時產(chǎn)生的工作文檔。
一般工作中產(chǎn)生的文檔都放在此文件夾，而一旦某項工作文檔正式完成或提交后，則轉(zhuǎn)存到“工作檔案”文件夾；第四“參考素材”文件夾，放置下載的各種參考資料等；如果公司允許，也可以設(shè)一個第五文件夾，放置個人的一些私密文檔。