如何有效地委派工作？
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智聯(lián)招聘HR公會(huì)
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- 更新日期
2016-08-23
作為公司老板，你只需專注那些能為公司帶來最大利益的事情。通常說來，這些事情也只有你能夠勝任。你需要做的是將其他事情委派給員工去做。
當(dāng)然，你需要判斷哪些事情比較重要，需要你親自花時(shí)間去做。帕累托法則（又名二八定律）表明，20%的事情（例如你的客戶）產(chǎn)出了80%的結(jié)果（例如公司總銷售額）。這個(gè)定律應(yīng)用到本篇文章就是說，最后結(jié)果的80%，其實(shí)只是由你工作的20%完成的。因此，關(guān)鍵就是如何確定這20%的工作是什么，如何去做更多有效的工作，以及把其他80%的工作委派出去。
確定工作中最重要的20%
確定工作中最重要的20%，第一個(gè)方法是“回顧”?；仡櫼幌?，去年推動(dòng)你公司發(fā)展的最重要的項(xiàng)目是什么？這個(gè)問題的答案會(huì)告訴你最重要的那20%工作，以及你需要繼續(xù)去做哪些工作。
第二個(gè)確定優(yōu)先工作的方法是列出你接下來要做的工作，并且思考下面幾個(gè)問題：
這些工作真的會(huì)給你的公司帶來利益嗎？
你擅長做這項(xiàng)工作嗎？
公司里有其他人比你更加勝任這項(xiàng)工作嗎，或者說能夠把這項(xiàng)工作做得和你一樣好。
最后，還有一個(gè)好方法能夠幫你確定那些不屬于這20%的工作：把低價(jià)值的工作記錄下來。要做到這一點(diǎn)，你首先需要停止做那些低價(jià)值的工作。例如，如果你能以1小時(shí)10美元的價(jià)格雇傭一個(gè)人來做某項(xiàng)工作，你就不必自己去做。當(dāng)你回顧自己過去的工作時(shí)間時(shí)，把屬于這類的工作都記錄下來。
接下來你需要做的是：把那些低價(jià)值的工作委派給其他人。
有效委派任務(wù)的五個(gè)步驟
對(duì)于一些企業(yè)家和公司老板來說，委派任務(wù)在一開始常常很困難，因?yàn)樗麄兛偸窍Ｍ约耗軌蛘瓶匾磺惺虑?。然而，為了達(dá)到最佳狀態(tài)，你必須學(xué)會(huì)委派任務(wù)。喬布斯就是這樣做的，他沒有自己制作出iPod的樣機(jī)，也沒有親自參與制造、市場和售后服務(wù)的管理。比爾蓋茨也沒有編寫所有微軟產(chǎn)品的代碼。再想一下，如果理查德·布蘭森沒有將工作委派出去，他還能夠管理將近50家公司嗎？
事實(shí)就是這樣，只有將任務(wù)委派給其他人，你才能將時(shí)間節(jié)省下來，專注于那些能帶來最高效益的工作。然而，如果委派不當(dāng)，結(jié)果將會(huì)是工作沒有完成或做得很差，那你可能需要花費(fèi)更多時(shí)間和精力去處理這個(gè)后果。因此合理委派工作是至關(guān)重要的。以下幾個(gè)步驟能夠幫助你有效委派任務(wù)：
1、確認(rèn)能夠委派任務(wù)的那個(gè)人
這個(gè)人可能是你公司的員工，也可能是外包人員或外包公司。這個(gè)人必須具備完成這項(xiàng)任務(wù)的相應(yīng)技能，而且能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。
你的員工需要列出每周或每日要做的工作，以便你能夠查看這些表單，來確定適合這項(xiàng)任務(wù)的人選。
2、將工作交代清楚
下一步是將工作交代清楚，包括工作是什么，需要交付的東西，完成日期，以及為什么需要做這項(xiàng)工作。如果你草率處理這個(gè)步驟，只簡單交代“在這個(gè)日期前把這件事完成”，那你可能得到不滿意的結(jié)果。
3、考慮工作計(jì)劃以及如何完成這項(xiàng)工作
接下來，你需要考慮工作計(jì)劃，尤其是接受委派的這個(gè)人如何去完成這項(xiàng)工作。
需要注意的是，你要委派的不是某一項(xiàng)任務(wù)（比如今天將這份報(bào)告發(fā)一份傳真）而是一個(gè)過程（比如從現(xiàn)在開始將我所有的報(bào)告都傳真過去）。因此，當(dāng)你委派一項(xiàng)像發(fā)傳真這么簡單的任務(wù)時(shí)，你需要考慮工作計(jì)劃。例如，你多久需要發(fā)一次傳真？當(dāng)你完成報(bào)告后，需要在什么時(shí)間內(nèi)將其傳真出去？發(fā)送傳真后必須要做什么？（確認(rèn)收到？粉碎文件？）
你需要花時(shí)間去詳細(xì)考慮并記錄下這個(gè)任務(wù)需要如何被完成。
4、讓被委派人復(fù)述工作計(jì)劃
加下來，你要讓被委派任務(wù)的那個(gè)人向你復(fù)述任務(wù)，以確認(rèn)他們完全理解了你的要求。很多人在聽完后都會(huì)點(diǎn)頭說“是的，我明白了”，但如果你讓他們復(fù)述要求，就會(huì)發(fā)現(xiàn)他們的理解是錯(cuò)誤的。你需要讓他們把你的工作要求復(fù)述清楚。
5、跟蹤任務(wù)進(jìn)展并提供反饋（長期任務(wù)）
當(dāng)你委派的任務(wù)需要超過一到兩天完成，你必須跟蹤任務(wù)進(jìn)程并提供反饋。理想狀態(tài)下，你應(yīng)該在每個(gè)任務(wù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行檢查，確保工作正確進(jìn)展。
為了確保任務(wù)能正確完成，你需要在日歷上標(biāo)出檢查節(jié)點(diǎn)，并及時(shí)監(jiān)控上報(bào)結(jié)果。如果員工沒有上報(bào)，必須及時(shí)提醒他們進(jìn)度已經(jīng)落后。你要定期同他們見面并給他們反饋和指導(dǎo)。
6、評(píng)價(jià)員工表現(xiàn)
有效委派任務(wù)的最后一步是評(píng)價(jià)員工表現(xiàn)。很多企業(yè)家和公司老板都忽略了這一步，并因此深受其害。原因是，如果某人第一次完成你委派的任務(wù)時(shí)得到了B1評(píng)價(jià)，你認(rèn)為他下次會(huì)做得怎么樣呢？
下次他會(huì)神奇地做到A1的程度嗎？不會(huì)。事實(shí)上，如果他們認(rèn)為B1已經(jīng)很好了，那下次他只會(huì)做到B1或更差的程度。這就是為什么給出反饋或評(píng)價(jià)表現(xiàn)能夠使你下次得到更好的員工表現(xiàn)。
即使員工做得不錯(cuò)，你也要向他們解釋為什么這次的工作做得很好，這樣他們才會(huì)在下次工作中表現(xiàn)得同樣出色。你需要告訴他們是否還有完善的空間。比起毫無反饋，人們更喜歡收到少許負(fù)面反饋。因此，講清楚哪里很好哪里尚且欠缺，你會(huì)在員工身上不斷得到更好的結(jié)果。
最后，你需要明白，在第一次委派任務(wù)時(shí)，你可能需要比你親自去做這份工作花費(fèi)的時(shí)間更長。然而，一旦你成功把這些工作委派出去，你就可以永遠(yuǎn)擺脫這些瑣碎的事情。
你也必須接受這個(gè)事實(shí)：很多你委派出去的工作，可能不如你自己親自去做的效果更好。盡管對(duì)于公司的一些方面（例如為客戶提供服務(wù)）是不可接受的，但對(duì)于其他方面（例如采購、文書工作），能做到足夠好就夠了。
有效的委派工作使你能夠被取代，盡管這似乎聽起來有點(diǎn)奇怪，但這就是你想要的結(jié)果。這樣你就能有更多時(shí)間來發(fā)展公司，而不是簡單地維持其運(yùn)轉(zhuǎn)。你能夠花更少的時(shí)間工作，享受一次真正的假期。你的公司對(duì)于買方也會(huì)更有吸引力，如果你的終極目標(biāo)是將公司賣掉的話。