與老板溝通的五大原則
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- 更新日期
2015-09-14
大部分人進(jìn)入職場(chǎng)后通常很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)：好好把事情做好固然重要，但通過(guò)正確的溝通方法讓老板了解你的努力、或是避免偶爾的犯錯(cuò)在老板心底留下負(fù)面印象，其實(shí)是跟工作能力一樣重要的！與老板、上司溝通，聰明的上班族應(yīng)遵循哪些準(zhǔn)則？
1.了解老板的溝通習(xí)慣
每個(gè)人都有自己習(xí)慣的溝通模式。比方說(shuō)有的老板喜歡親力親為走動(dòng)式管理，晃到你身邊時(shí)跟你討論工作狀況。也有的老板習(xí)慣遠(yuǎn)程遙控，希望透過(guò)Email或是簡(jiǎn)訊隨時(shí)知道最新?tīng)顩r。也有老板習(xí)慣開(kāi)會(huì)，平時(shí)你發(fā)一堆Email他根本不會(huì)看，要等開(kāi)會(huì)時(shí)才會(huì)細(xì)細(xì)傾聽(tīng)。也有老板希望能在電腦的管理系統(tǒng)上主動(dòng)檢視工作或?qū)０傅倪M(jìn)度狀況。既然大家習(xí)慣都不同，我們就該以他習(xí)慣的方式來(lái)跟他溝通。
每個(gè)人有各自擅長(zhǎng)的資訊接收模式；有人會(huì)仰賴視覺(jué)取得資訊（在思考時(shí)把資訊轉(zhuǎn)回視覺(jué)訊息）、有人仰賴聽(tīng)覺(jué)思考…這造成同樣是文字、圖形資訊、話語(yǔ)、或是數(shù)字資訊，每個(gè)人接受的程度都有落差。不用習(xí)慣的方法溝通，對(duì)方可能會(huì)誤解你想表達(dá)的本意。要盡快摸清楚老板習(xí)慣怎么樣的溝通模式。選擇正確的方法，才能確保我們想傳達(dá)的訊息能準(zhǔn)確有效地傳遞出去。
2.讓與老板習(xí)慣與你的溝通
要讓老板安心的另一個(gè)重點(diǎn)，就是讓他減少「意外感」。所謂意外感，就是會(huì)讓對(duì)方產(chǎn)生非預(yù)期反應(yīng)的因子，這包含時(shí)間上的意外感、狀況上的意外感、還是模式上的意外感。
上班族們盡量固定工作匯報(bào)的時(shí)間：將匯報(bào)工作進(jìn)度的時(shí)間固定到每周的某一天的某個(gè)時(shí)段。慢慢的當(dāng)時(shí)間一到，老板會(huì)養(yǎng)成聽(tīng)你匯報(bào)工作的預(yù)期心理，自然會(huì)開(kāi)始累積對(duì)我們的信任與安心感。
此外，模式最好也固定。一旦找出老板最習(xí)慣的溝通模式，就請(qǐng)盡量固定以那個(gè)方式來(lái)回報(bào)最重要的事情。不要有些事情寫Email、有些事情傳簡(jiǎn)訊、有些事情又在會(huì)議上報(bào)告，太繁雜的溝通模式會(huì)讓對(duì)方無(wú)所適從。
3.進(jìn)度及時(shí)跟進(jìn)，有問(wèn)題盡早匯報(bào)
資訊不透明往往是引發(fā)工作糾紛的起源。老板把一份工作交給你，然而兩周過(guò)去了，卻什么進(jìn)展都沒(méi)聽(tīng)說(shuō)，自然會(huì)感到焦慮。找你進(jìn)來(lái)問(wèn)話時(shí)脾氣可能就不太好，一聽(tīng)進(jìn)展又不順，很可能就勃然大怒。如果在平時(shí)主動(dòng)讓他知道進(jìn)度，甚至主動(dòng)告知壞消息，工作進(jìn)展遇到的問(wèn)題，狀況可能反而會(huì)大不相同。
很多人是看到老板就躲，老板若沒(méi)問(wèn)，盡量不讓他知道目前工作的進(jìn)度。要是工作有問(wèn)題，更是憋著不說(shuō)，心里想：「老板平時(shí)忙，不會(huì)注意到自己，就盡量別引起他注意。反正問(wèn)題早講一定也會(huì)被罵，那還不如盡量掩蓋，等到哪天包不住再說(shuō)。每天被罵，還不如最后被大罵一次就好。」出現(xiàn)小問(wèn)題的時(shí)候憋著不講，等到真的救不回來(lái)，紙包住火時(shí)，才出面認(rèn)罪。
老板這時(shí)候通常吃驚又生氣。雖然真的沒(méi)辦法拿你怎么樣，罵也真的就罵這一次。可是長(zhǎng)期而言，你在他心中的信用可能也消耗光了，日后要說(shuō)服他、影響他的籌碼也一并失去了。
如果在工作中過(guò)程中什么狀況，應(yīng)盡快告知上司。雖然一開(kāi)始可能會(huì)不高興，但若你能把問(wèn)題擺平，老板反而會(huì)加深對(duì)你的信任，看到你處理事情的能力。就算問(wèn)題沒(méi)有辦法解決，他也不會(huì)因?yàn)椤竿蝗坏捏@嚇」而爆怒。或許最后這工作還是不如預(yù)期，但最少不會(huì)失去他對(duì)自己的信任。
4.提供全貌但不啰唆
雖然提供目前手上工作進(jìn)展的全貌是好事，可是并不是要你每天花幾小時(shí)把每件事情的來(lái)龍去脈都交代清楚。老板通常都很忙，也未必有興趣了解每個(gè)小細(xì)節(jié)。我們定期跟他溝通目前工作的進(jìn)展必須要講重點(diǎn)。如果是口頭回報(bào)，盡量在兩三分鐘內(nèi)交代清楚。如果是文字回報(bào)，盡量不要超過(guò)500字。寫的講的太長(zhǎng)了，他可能沒(méi)耐心全部看完聽(tīng)完，最后等于還是什么都沒(méi)被他接收到。
我們應(yīng)該盡量簡(jiǎn)化描述復(fù)雜的工作狀況，而不是得花三十分鐘交代前因后果來(lái)龍去脈。把復(fù)雜事情簡(jiǎn)化，也能讓別人覺(jué)得我們更專業(yè)。盡量把不必要的細(xì)節(jié)作些刪減，講重點(diǎn)，提供關(guān)鍵資訊。
5.不要只是講理與辯論
有人在工作上犯了錯(cuò)誤，會(huì)先花很多力氣去想理由。等與老板討論時(shí)解釋：「這不是我的錯(cuò)，我是照著你之前的指令做」、或是「我盡力了，都是隔壁部門的XXX不配合...」。換句話說(shuō)，我們可能擔(dān)心老板會(huì)責(zé)怪我們，所以趕快想好理由，并在他還來(lái)不及罵我們前，趕快把借口丟出來(lái)。甚至盡量要理直氣壯，才顯得我們的無(wú)辜與努力。這方法未必一定不好，畢竟有時(shí)候在大公司中，我們的直屬主管不是直接經(jīng)營(yíng)者，你有個(gè)好借口給他，他也好跟他的上級(jí)匯報(bào)情況。但在80％的情境下，理由太多反而讓人感覺(jué)是在推卸責(zé)任?；ㄈゴ罅康臅r(shí)間辯解事情沒(méi)做好的原因，而并未提出解決問(wèn)題的方法，無(wú)論從工作效率還是工作態(tài)度上來(lái)講，這都是不可取的。
工作中有問(wèn)題發(fā)生時(shí)，不要急忙撇清責(zé)任講一堆藉口，老板普遍更重視怎么把問(wèn)題排除，怎么把事情做對(duì)，與其想出一堆借口推卸責(zé)任，不如積極想出應(yīng)對(duì)之策，讓老板對(duì)你刮目相看。
總而言之，與上司溝通，要先了解他的工作溝通習(xí)慣，盡量不要讓他“遭受驚嚇”，常態(tài)的讓他知道自己工作的狀況，有任何問(wèn)題發(fā)生盡早讓他知道，這樣萬(wàn)一事情變的嚴(yán)重，他也才不會(huì)突然得知而感到意外。千萬(wàn)不要抱著“提早講會(huì)被罵“的心態(tài)畏首畏尾，自己掩蓋起來(lái)偷偷處理，最后問(wèn)題爆發(fā)出來(lái)，賠上的就是自己的信用。最后，不要花太多心思想藉口，畢竟上司其實(shí)對(duì)于藉口大多是沒(méi)興趣的。真有問(wèn)題，好好想解決方案，問(wèn)題若真能解決，那還有機(jī)會(huì)將功折罪，但若解決不了，講一堆藉口，也只是給老板心里添堵。認(rèn)真投入工作，及時(shí)匯報(bào)進(jìn)度，盡量提升工作內(nèi)容的透明度來(lái)增加上司對(duì)你的信任感，這大概是與上司成功溝通最關(guān)鍵的幾件事了。