七個信條讓你快速成為“工作達人”
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- 更新日期
2014-07-07
你只要留心觀察你所在的職場,你就會發(fā)現(xiàn)周圍的人或你自己,存在拖延癥,工作的速度比較慢。這一部分人帶著工作回家做,或者加班,看似覺得努力工作,其實不然。
我們每天到公司第一件事開電腦,然后上QQ等通訊軟件,然后不停地瀏覽網(wǎng)頁,這都占據(jù)了我們不少時間,而且導致注意力的分散。所以工作效率自然也不會高到那里去。而工作效率高的人,到辦公室的第一件事是看郵件,然后看日程和工作進度表。這樣的人工作效率比前者高很多,會成為“快速工作達人”。
如何提高工作速度也是有方法的,從不同職業(yè)人的視角總結(jié)出來快速工作過的七大信條。來幫助你,實現(xiàn)快速工作,告別拖延。
最大限度活用碎片時間有以下情況的人要注意:
以1小時為單位粗略制定計劃表
在路上總是發(fā)呆
空閑時間頻頻刷網(wǎng)上的新聞
會議和會議之間間隔的10分鐘,去見客戶路上的15分鐘……像這樣的時間,我們都覺得什么也做不了,不知不覺就發(fā)著呆度過了。這樣的情況很多,但是,吉田穂波指出,恰恰這種時間,才寶貴的像金山。比如,寫上計劃書的名字,日期這種事情,利用這點間隙時間完成是綽綽有余的。這樣一來,還能有這樣一種效果“這項工作不是從零開始的,減少了阻礙,心情也變得輕松了?!鳖愃频?,山本真司也提倡“以15分鐘為一個時間單位”,利用手機等移動工具,調(diào)整環(huán)境,利用縫隙時間也能完成工作。
在你每天的工作中,難道沒有利用“縫隙時間”就能完成的工作嗎?我建議你重新考慮一遍。
把提早下班制度化
有以下情況的人要注意:
一味加班而經(jīng)常感到疲憊困倦的人
每天,不特意決定下班時間而開始工作的人
總是在意周圍人的眼光,在公司留到最后的
把定時下班回家制度化,這樣的方法會十分有效。不過,也要需要注意,員工們因為不得不遵守規(guī)定而產(chǎn)生壓力這樣的副作用。另一方面,沒有信心管理自己的人,建議快到結(jié)束時間不要工作,這也很有效。另外,從領(lǐng)導的立場出發(fā),也有必要像出門所說的那樣采取“禁止加班”的措施。不論怎樣,重要的是,在工作之前要在建立“今天幾點做完工作”這樣的目標而非“工作做完之后再回家”的想法。
把握判斷基軸,制定優(yōu)先順序
有以下情況的人要注意:
到公司上班之后開始看郵件,回過神來已經(jīng)下午了
“那件事也必須要做!”立即陷入了恐慌狀態(tài)
明明有想做的事情,但是游手好閑就這樣過完一天
每天都被眼前的工作追趕著,卻不知道到底做什么好然后陷入慌張……這類人大多數(shù)是“沒有判斷事物輕重緩急的基準”的。比如,雅虎副總監(jiān)川邊健太郎就指出,“只有制定好行動方針,下定決心后工作速度才能提高?!泵曰髸r有可以返回的地點,才能做出快速的判斷。
另外,用“優(yōu)先度”和“完成所需時間”的矩形圖來判斷工作,制定優(yōu)先順序。這樣一來,有限順序就因人而異了。不過,還是有必要再次思考“我是怎樣確定工作的優(yōu)先順序”這一行動指南針,然后不斷重復著對自己說,不斷寫下來,讓它成為自己的一部分,以提高自己的判斷力水準。
動機管理
有以下情況的人要注意
經(jīng)常加班,睡眠時間總是不規(guī)則
到公司之后到開啟狀態(tài)要花好幾個小時
昨天明明很有干勁,今天完全沒有進取之心
意外的,“干勁”是個十分重要的問題。我們正是因為覺得累了,厭煩了,所以才容易拖延工作。因此,首先我們管理好自己的身體狀況。無論多忙都會注意保證一定的睡眠時間。
另一方面,身體上雖然沒有問題,但是也存在怎么也打不起精神,拿不出干勁的情況。這種時候,“回憶一下自己在什么樣的時候會有做事的情緒?!辈煌娜?,會有“被別人表揚的時候”“進行著積極的話題的時候”不一樣的回答。不過正是因為他們知道這點,才能管理自己的動機情緒。
逼迫自己制定停下來的時間
有以下情況的人要注意
星期六也一定會有某方面的工作。剩余的休息日只是睡覺
只是處理眼前的工作,不知不覺就太陽落山了
因為珍惜時間,討厭和別人閑談
所謂“快速工作法”很容易讓人理解為“珍惜1分1秒,都用來工作”,但是令人想不到的是,更多的人指出,重要的是“逼迫自己制定停下來的時間”。
不管多忙也不會忘記重視花在自己興趣上的時間。而且,據(jù)說正是在這種“強迫自己發(fā)呆的時間”里,自己能產(chǎn)生許多好想法。并且,在那些時間里進行自我提高,自我完善的活動的話,長期堅持就能使自己的工作能力上升。
早早安排工作
有以下情況定的人要注意
to do list?(要做的事列表)那是菜鳥才做的事
總是不到截止日期提不起干勁
不知為何總是擔心下周的工作而無法集中眼前的工作
工作列表什么的,總?cè)菀鬃屓擞X得是新人才做的事情。不過,世界的精英里也有寫工作列表的人,在回家前寫好明天該做的事務(wù)列表的人也有很多。
確實,預先在前一天安排好工作的話,第二天就能很快著手開始工作。
在此之上,建議對于大項目,可以提早一個月“安排計劃,細分工作”。這樣,一點點推進細分了的工作,心理上也會有輕松的效果。
需做事情列表和工作計劃能讓你“腦中的工作備忘錄增加”。腦袋思路清晰才能提高注意力,提升工作速度。牢牢記住這句話吧。
不要全部都一人承擔
有以下情況的人要注意
“自己的工作自己做完”是我的自尊心。
擺脫別人會給對方添麻煩
上司不能總比員工辦事不利
總是說“我好忙我好忙”的人,其實都是自己承擔著不必要的工作而非常感動痛苦。說起來,有責任感,口碑好;有時可能會給周圍人添麻煩,這也是一個問題,特別是如果某些立場上來說,受影響的范圍就更加大了。
在新人的時候,就向上司徹底的詢問工作的優(yōu)先順序比較好。確實,這樣對自己對上司都減少了浪費的時間。
另一方面,從領(lǐng)導的角度,倡導“講出來”。也就是說,公司的老人和領(lǐng)導不要虛張聲勢,坦誠的說出“我也不清楚?!边@樣就能逃出承擔不必要事物的惡習。無謂的自尊是百害無一利。